SAP: Standardsoftware Pesonal
Unter den Punkt SAP findet ihr auch hoffentlich bald einige Infos zum Allgemeinwissen über SAP.
1. Definitionen
2. UN-Struktur in SAP R3 aus Sicht des Personalwesens
3. Fragen
SAP R/3 Personalwirtschaft . Release 4.6
Addison Wesley Verlag
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Bzw. die aktuellere Auflage: SAP R/3 - Personalwirtschaft
1. Definitionen:
Stelle: Jede Stelle ist nur ein mal vorhanden. Qualifikationen werden der Stelle zugeschrieben, daraus werden dann Planstellen abgeleitet. Dort ist dann auch das Anforderungsprofil festgelegt.
Die Stelle ist einer Planstelle zugeordnet.
Planstelle: Ist mit einer Person verbunden, leitet sich aus der Stelle ab.(Anforderungsprofil)
Organisationseinheiten (Abteilungen) sind Planstellen zugeordnet.
Vakanz: zeigt an, dass für eine Planstelle Personalbedarf besteht.
S = Sprecification: Planstelle
C = Classification: Stelle
O = Organisationseinheit
P = Person
Q = Qualifikation
Anforderung: Im Personalbereich spricht man von Anforderungen, d.h. im Personalstamm sind sie darunter gespeichert.
Anforderungsprofil: Welche Anforderungen braucht man für eine Stelle. (Soll)
Qualifikationsprofil: Beschreiben durch Qualifikationsmerkmale das Ist- Fähigkeitsprofil einer Person (MA oder Bewerber)
Organisationsplan: zeigt den Zusammenhang der Organisationseinheiten, auf Wunsch mit Planstellen, Personen oder Arbeitsplätzen
Besetzungsplan: zeigt detailliert, welche Personen mit welchen Arbeitszeiten die Planstellen besetzen
Stellenplan: wertet aus, wie viele und welche Planstellen zu einer Stelle gehörn.
Infotyp: Zusammenfassung von Datenfeldern unter inhaltlichen Gesichtspunkten (z.B. Daten zur Person: Name, Titel, Geburtstag) Infotypen werden mit einem Gültigkeitszeitraum besehen, dadurch bleiben alte Datenzustände erhalten Þ Historienfähigkeit. Dadurch können zu einem Infotyp mehrere Sätze existieren. Außnahme ist der Infotyp Person, dieser darf nur einmal vorhanden sein und muss lückenlos geführt werden. Werden Mussfelder eines Infotyps nicht ausgefüllt, ist die Abspeicherung nicht möglich.
Subtyp: Ein Infotyp kann in Subtypen unterteilt sein, unterscheidung durch Schlüssel. Sutypen haben eigene Gültigkeitszeiträume und eigene Historie.
2. UN-Struktur in SAP R3 aus Sicht des Personalwesens
Kommt noch
3. Fragen
Welche Aufgaben erfüllt SAP hinsichtlich Administration und Abrechnung?
1. Verwaltung von MA-Daten,
2. Personalbeschaffung,
3. Zeitwirtschaft,
4. Entgeltabrechnung,
5. Reisemanagement.
Welche Aufgaben erfüllt SAP hinsichtlich Personalplanung und Entwicklung ?
1. Organisationsmanagement,
2. Personalentwicklung,
3. Veranstaltungsmanagement,
4. Personaleinsatzplanung
Welche Möglichkeiten bietet SAP um Struktur und Organisation eines Unternehmens aus Sicht der Personalwirtschaft darzustellen?
1. Mandant: Juristisch und organisatorisch eigenständiger Teilnehmer am System, z.B. Konzern,
2. Buchungskreis: selbständig bilanzierende Einheit, z.B Teilunternehmen im Konzern,
3. Personalbereich: Gruppierung aus personalwirtschaftlicher Sicht (Werk aus Logistiksicht),
4. Personalteilbereiche: Untergliederung eines Personalbereichs in Teilbereiche, z.B. FFM zentral und dezentral Diese Ebenen werden im Customizing gepflegt.
Welche Möglichkeiten bietet SAP zur Abbildung der Personalstruktur aus administrativer Sicht?
1.Mitarbeitergruppe = Einteilung der MA (z.B. Aktive/Rentner),
2. Mitarbeiterkreis = Detaillierte Einteilung (z.B. innerhalb der Aktiven in Tarifangestellte, AT-Angestellte, Gewerbliche),
3. Abrechnungskreis = Einteilung für Abrechnungszwecke (z.B. Angestellte/Gewerbliche). In Customizing gepflegt.
Was ist der Unterschied zwischen einer Stelle (c) und einer Planstelle (s). Was ist eine Organisationseinheit?
Organisationseinheit = Abteilung im UN;
Stellen ( c ) = allg. Definition von Stellentypen, die keine konkreten Anforderungsprofile haben (Beispiel: Definition Sekretärin allgemein). Diese sind eine Arbeitserleichterung zur Bestimmung von s.
Planstelle (s) = Konkrete Stellen/Positionen im UN, Anforderungen und Aufgaben der Stelle wird weitergegeben an die Planstelle, zusätzliche Anforderungen sind möglich; Bsp. Frau Weber
Ablauf der Personalbeschaffung im HR, Vakanzierung, Ausschreibung ?
1. Ermittlung des Personalbedarfs:
(Schätzverfahren, Kennzahlenmethode, Stellenplanmethode (HR);
Def. Vakanz = Personalbedarf bezogen auf eine Planstelle;
Vakanzierung = Auslöser für Personalbeschaffungsprozess; Wie wird eine Planstelle vakant: Kündigung, Versetzung, Mutterschutz, Austritt; Vakanzierung erfolgt automatisch, manuell oder System fragt nach
2. Verwalten von Ausschreibungen:
Ansprechen des inner- oder außerbetrieblichen Beschaffungsmarktes; Erfolgskontrolle durch eingehende Bewerbungen ( werden der Ausschreibung zugeordnet ). Eine Ausschreibung im HR umfasst folgende Informationen: Beschaffungsinstrument (FAZ) und zugeordnete Medien (Tageszeitung à Erfolgskontrolle), Publikationsdatum, Publikationskosten, Ausschreibungstext, zugeordnete Vakanzen
3. Abwicklung der Bewerberadministration:
Schriftverkehr, Datenerfassung)
4. Bewerbervorauswahl
( durch Profilvergleich zwischen der Bewerberqualifikation und Anforderungen einer Planstelle
5. Übernahme der Bewerberdaten in MA-Stamm
Was sind Infotypendefinition?
Die Daten der Bewerber werden mit Hilfe sog. Infotypen verwaltet
Infotyp = Zusammenfassung von Datenfeldern unter inhaltlichen Gesichtspunkten, z.B. Daten zur Person; zu einem Infotyp können mehrere Sätze mit unterschiedlichem Datum existieren: Historienfähigkeit
Infotypen der Bewerberadministration: Daten zur Person, Anschrift, Ausbildung, Qualifikation, Bankverbindung
Infosubtyp = Unterordnung unter Infotyp: z.B. bei Anschrift: ständiger Wohnsitz und zweiter Wohnsitz; haben eigene Gültigkeitszeiträume und Historie.
Infotypgruppe = Zusammenfassung von Infotypen unter logischen Gesichtspunkten; werden gemeinsam bearbeitet, z.B. bei Einstellung: Anschrift, Qualifikation, Daten zur Person
In welchen Stufen werden die Bewerberdaten erfasst ? Welche Vorteile hat dieses Konzept?
Zwei Stufen Konzept: 1. Erfassung der für die Korrespondenz und Statistik obligatorischen Daten aller Bewerber wie z.B. Name und Anschrift, 2. ergänzende Informationen wie Schulbildung, Qualifikation und Neigungen aber nur für interessante Bewerber Vorteile: Minimaler Erfassungsaufwand, rasche Bearbeitung, arbeitteilige Erfassung
Was versteht man unter Personalmaßnahmen ? Welchen Vorteil bietet das Arbeiten mit diesen ?
Personalmaßnahmen ermöglichen die Bearbeitung betriebswirtschaftlicher Vorgänge in der Personalwirtschaft. Eine Folge von zusammengehörenden Infotypen (=Infotypengruppe) kann bearbeitet werden ( ist im Customizing definiert: z.B. Einstellung, Austritt, Wiedereintritt; Organisatorischer Wechsel ( organisatorische Zuordnung, Zeiterfassungsinformation, Basisbezüge Vorteil: Erleichtert die Datenpflege, da nicht alle notwendigen Masken einzeln aufgerufen werden müssen
Was versteht SAP unter Zeitbindung ? Welche Arten der Zeitbindung gibt es ?
Z 1 = Infotypen die zwingend da sein müssen, z. B. Erster Wohnsitz; ein neuer Satz grenzt den Vorgänger am Ende ab, wird der neue gelöscht, gilt wieder der alte Satz
Z 2 = Infotypen die nicht zwingend sind und zeitliche Lücken aufweisen könne, wie z.B. Ehegatte, Behinderung
Z 3 = Infotypen die nicht zwingend sind, zeitliche Lücken aufweisen und parallel gültige Sätze haben können, z.B. Kinder, Qualifikationen
Schema der Lohn und Gehaltsabrechnung
Stammdaten, z.B. Steuern, Sozialversicherung; Bewegungsdaten, z.B. Einmalbezüge, Zeitwirtschaftsdaten à Lohn und Gehaltsabrechnung (Brutto-, Netto- und Auszahlungsbetrag ) => Abrechnungsergebnisse und Folgeaktivitäten ( Entgeldnach weis, Lohnsteueranmeldung und Überweisungen )
Was umfasst die Personalentwicklung:
Planmäßiger Erhalt und Ausbau der MA-Qualifikaton
1. Systematische Fortbildungsstrategie,
2. Schließen von Qualifikationsdefiziten,
3. Maßnahmen zur Umschulung
Gründe für die gestiegene Bedeutung der Personalentwicklung:
1. Gestiegenes Innovationstempo,
2. rascher wechselnde externe Bedingungen,
3. fehlende Spezialqualifkation
4. Blickwinkel der Qualitätssicherung, d.h. nachvollziehbare und dokumentierte Qualifizierung (ISO 9004)
Komponenten in R/3 (PD) zur Unterstützung der Personalentwicklung:
1. Qualifikation und Anforderungen: Hinterlegung von Qualifikations- (in Aufbauorga an einer Stelle => kommt nur einmal im UN vor) und Anforderungsprofilen, Profilvergleichen (passt Qualifikation zur Planstelle);
2. Karriere und Nachfolgeplanung: Abbildung von Laufbahnen, Karriere- und Nachfolge planungen, 3. Veranstaltungsmanagement: Planung interner und externer Veranstaltungen, von Ressourcen, Teilnehmern, etc.
Funktionen der Komponente Qualifikationen und Anforderungen:
1. Erstellen eines Qualifikations- und Anforderungskataloges,
2. Erstellen von Anforderungsprofilen (Stelle -> welche Anforderungen hat diese Stelle; mit Gruppen z.B. Sprachkenntnis einzelne Teile: Englisch, Franz.),
3. Erstellen von Qualiprofilen,
4. Profilvergleiche,
5. Ermitteln von Qualidefiziten,
6. Suchen nach Personen mit bestimmten Quali.
Quali- und Anforderungskatalog:
1. Enthält alle im UN benötigten Anforderungen und Quali.,
2. Anforderungen sind die Kenntnisse und Fähigkeiten, die für bestimmte Stellen oder Planstellen vorausgesetzt werden,
3. Qualifkationen sind die Kenntnisse und Fähigkeiten, die von einer Person (MA oder Berwerber) erfüllt werden à Katalog wird im Customizing gepflegt
Qualifikation und Anforderungen:
1. Werden im Objekttyp "Q" verwaltet,
2. werden strukturiert nach Qualigebieten abgelegt,
3. Ersatzquali können eingerichtet werden (im Customizingà hier auch Halbwertzeiten und Gültigkeit)),
4. Halbwertzeiten können hinterlegt werden,
5. Gültigkeit kann hinterlegt werden
Anforderungsprofile:
1. Beschreiben durch Anforderungsmerkmale das Sollfähigkeitsprofil einer Stelle oder Planstelle,
2. Die Def. einer Anforderung als Mussanforderung ist möglich,
3. Ausprägung: gibt an wie gut eine Anforderung beherrscht werden sollte um den Erfassungs- und Änderungsaufwand möglichst gering zu halten ist es sinnvoll einen möglichst großen Teil der Anforderungen mit der Stelle zu verknüpfen und nur die tatsächlich zusätzlichen mit der Planstelle. Aufgebaut und gepflegt werden Anforderungsprofile in der Persentwicklung durch die Zuordnung der Anforderungen /Quali mit der Verküpfung " wird benötigt von .."
Qualifikationsprofile:
1. Beschreiben durch Qualimerkmale das Ist-Fähigkeitsprofil einer Person (MA/Berwerber),
2. Ausprägung: gibt an wie gut die Person die Qualifikation beherrscht (1=gering, 5=sehr gut),
3. Gültigkeit: Gibt das Entstehungsdatum der Quali (Datum der Führerscheinprüfung) sowie das evtl. Ablaufdatum an; à in der Praxis sind Qualiprofile der MA häufig nicht vorhanden, d.h. im Rahmen eines Einführungsprojektes müssen sie erhoben und erstellt werden, z.B. durch Durchsicht der Persoakten und MAbeurteilungen oder Fragebogenaktion. à Aufgebaut und gepflegt werdenanalog zu den Anforderungspro filen in der Persentwicklung durch die Zuordnung der Anforderungen /Quali mit der Verküpfung " wird erfüllt von .."
Auswertungsmöglichkeiten zum Bereich Quali und Anforderungen:
1. Erstellen von Eignungsprofilen durch Profilvergleich (Person auf Stelle ist sie dafür geeignet),
2. Gleichzeitige Ermittlung des Weiterbildungsbedarf und Unterbreitung von Weiterbildungsvorschlägen (Verbindung zur Komponente Veranstaltungsmanagement),
3. Suche von Personen (1. nach Anorderungen, 2. nach Quali.)
Funktionen der Komponente Laufbahn- und Nachfolgeplanung:
1. Laufbahnplanung: Planung der MAentwicklung entlang von Laufbahnmodellen (von unten nach oben) (1.Einbeziehung des Eignungsprofils,
2. Erkennen von Qualidefiziten),
Nachfolgeplanung: Ermittlung von geeigneten Kandidaten für konkreten Planstellen entlang von Laufbahnmodellen (von oben nach unten). Basis der Laufbahnplanung sind die im System hinterlegten Laufbahnmodelle. Diese zeigen mögliche Weiterentwick
lungen entlang der Stellenhierarchie. Eine Laufbahn besteht aus einer Menge von Stellen bzw. Planstellen und beschreibt einen allg., personenunabhängigen Pfad innerhalb der Organisationsstruktur.
Laufbahnplanung:
1. Ausgangspunkt: Personen und ihrer Qualiprofil,
2. Ziele: (1. gedankliche Vorwegnahme des Werdegangs, 2. Förderung der beruflichen Entfaltungsmöglichkeiten, 3. Vermeidung von Fluktuationen durch Aufzeigen der Entwicklungsmög lichkeiten),
3. Vorgehensweise: (1.Suche nach Planstellen entsprechend vorzugebender Kriterien wie Quali, Interessen, Abnei gungen, 2. Reihung nach Eignung ist möglich, 3. Profilvergleich kann durchgeführt werden, 4. Weiterbildungsvorschläge zur Schließung von Defiziten)
Nachfolgeplanung: 1. Ausgangspunkt: Planstelle und ihr Anforderungsprofil, 2. Ziel: Suche von Kandidaten zur Wiederbeset zung offener Planstellen, 3. Vorgehensweise (1. Suche nach Personen entsprechend vorzugebender Kriterien wie Quali., Interessen, Abneigungen, 2. Reihung nach Eignung ist möglich, 3. Profilvergleich kann durchgeführt werden
Funktionen der Komponente Veranstaltungsmanagement: 1. Veranstaltungsvorbereitung; Einrichtung des Umfeldes, 2. Einrichtung Veranstaltungsangebot; Planen der Veranstaltungstermine, 3. Administration (Schriftverkehr etc. ), 4. Verrechnung, Fakturierung, Beurteilung, 5. Auswertungen zu Veranstaltungen, Teilnehmern und Ressourcen à die im Rahmen der Personalentwicklung ermittelten Weiterbildungsbedarfe können durch unterschiedliche Bildungsmaßnahmen gedeckt werden. Diese können intern durchgeführt oder extern bei Schulungsanbietern eingekauft werden. Die Komponente Veranstaltungs management unterstützt umfassend die Planung und Verwaltung solcher Bildungsmaßnahmen
Einrichtung des Veranstaltungsumfeldes: 1. Def. der Ablaufmuster, Veranstaltungsorte (F), Gebäudeadressen und Kostenbe standteile, 2. def. der Veranstaltungsobjekte wie (1. Veranstalter (?), 2. Ressourcentypen (R) Beamer, Räum, etc., 3. Ressourcen (G) Beamer 12, Raum 5e, 4. Veranstaltungsgruppen (L) ermöglicht die Einteilung des Veranstaltungsangebotes in einzelne Themengebiete Z.B. SAP Schulungsangebot, 5. Veranstaltungstypen (D) verallgemeinerte nicht termingebundene Beschreibung von Veranstaltungen (Inhalt, Ablauf, Ressourcen, etc.), Veranstaltung: konkrete terminierte Veranstaltung
Bruttoentgelt - LSt/Soli - RV/PV/KV/AV = Nettoentgelt - vermögenswirksame Leistungen - Pfändungen - Darlehensrück zahlungen etc. = Auszahlungsbetrag
Integration:
1. DV-Aufgaben sind im Rahmen einer geschlossenen Konzeption gelöst, 2. Die Software bietet einer organisator ische Gesamtlösung für alle betriebl. Teilbereiche, 3. Prozessorientierte, bereichsübergreifende Lösung kompletter Geschäftsprozesse, 4. Daraus folgt z.B. die Buchung einer Eingangsrechnung in der Kreditorenbuchh. bewirkt automatoisch eine Buchung in der Hauptbuchhaltung (Mitbuchprinzip). So liegen einer Angebotskalkulation des Vertriebs immer automatisch die aktuellen Einstandspreise die im Rahmen des Lagerzugangs bzw. der Rechnungsprüfung im Einkauf ermittelt werden zu Grunde. R/3 als integriertes System macht also nicht bei der Betrachtung einzelner Abteilungen oder Funktionsbereiche halt, sondern liefert die Lösung für die Abwicklung kompletter Geschäftsprozesse die häufig bereichsübergreifend sind (Prozessorientierung)
Vorteile: 1. Keine künstlichen Abteilungsgrenzen, 2. Minimaler Eingabeaufwand und geringere Wahrscheinlichkeit von Eingabe fehlern , 3. Einsatz moderner betriebswirtschaftlicher Methoden und Konzeption, 4. Komplexe Software mit vielfältigen Verknüpfungen Nachteile: 1. Ist Standardsoftware (nicht optimal auf UN angepasst), 2. evtl zu komplexe Abläufe, 3. Hohe Kosten (AK), 4. laufende Lizenzgebühren pro Anwender, 5. wenn man einmal auf SAP umgestellt hat, muss man alle Releases mitmachen, Patches updaten
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